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手工录入太要人命了!聪明人都会这几个偷懒绝技
我们在处理 Excel 表格时,经常需要生成一系列数据,少则10几20个,多则成百上千个。如果还要一个个手工输入……
这样做,不死都会去掉半条命,活可不是这样干的!所以,熟练掌握数据生成的技巧,对于天天和数据、表格打交道的“表哥”“表妹”来说,就跟吃饭的家伙一样重要。
有这样一个任务,某 LoveHotel 共有 18 层,每层楼有 69 个房。现在需要登记每个房间号的信息,怎么自动生成各个房间的门牌号而不用手工输入呢?
想不想验一验自己 Excel 基本功的成色?不防动手挑战一下,再对照后面的思路方法解析。
事先说明,在 Excel 里边,要解决某一个数据问题,通常可用方法都不止一种。为了方便搞弄清楚原理,下面先把案例简化。只要学会思路和方法,碰到类似的数据生成问题就都好解决。
以每一层楼有 4 个房间为例。有两种方法可以解决此问题:
01 函数公式法
用函数公式的好处,很明显,写好以后,直接往下填充公式,就能自动生成,是一劳永逸的好方法。
是不是特别神奇,想知道函数公式是怎样的吗?往下翻~
从第二行开始自动生成门牌号的完整公式如下:
=INT((ROW()+2)/4)*100+MOD(ROW()+2,4)+1
一看这样的公式就让人犯晕
为什么这个公式可以自动递增得到门牌号?
如果每层楼有 2 套房或 3 套房又该怎么办?
函数公式法虽好,操作简单,能够一拖到底。可是如果不懂分析函数公式的结构,搞清楚每一个函数的具体含义,数据一变,就不知道怎么下手了。
02 自动填充法
自动填充法,操作起来比较繁琐,但是只要你懂得 Excel 必备的基本操作,就有很大的灵活性。
预先准备好层号、房号两列数据,就能通过以下算式,得到门牌号:
门牌号=层号*100+房号
所以门牌号问题变成了 3 个小问题:
❶如何自动得到4个一组的层号
首先先用自动填充法生成一组楼层号,即 1-6 (假设总共 6 层楼)
然后选中这四个序数,在下方复制粘贴生成另外 3 组相同的数据,得到 4 组楼层号(一层楼有 4 个房间)。
对层号按升序排序,将同一楼层的数字排到一起:
❷自动得到从 1-4 循环的房号
自动填充得到 1-4 的房号,选中 4 个数向下填充。
选择填充选项为【复制单元格】,得到循环房号:
❸公式计算出门牌号
03 其他小伙伴的解决方案
秋小叶把你们每一个人的答案都赞了一遍~
实际上,不管多的复杂函数公式,都可以逐段拆解。只要搞清楚思路和原理,函数公式就没有那么难。此公式由 3 大块构成:
利用ROW、INT、MOD三个函数,自动批量生成序数是函数高手最常用的技法之一。
例如,Mod 常用于生成按规律循环的数据、用于条件格式中隔 N 行填色(本质还是生成循环数)。关于隔 N 行自动填色,以后有机会再详细说道说道。如果你感兴趣,可以在评论区留个言,秋小叶会把它提升优先级哒~
函数公式一次性解决问题,但是要调试,不容易理解和变通。自动填充法,运用的都是最基本的操作组合,简单有效,但是操作起来相对麻烦。
但不管用哪一种方法,归根结底都是一个思路,就是:拆!学会把大问题拆解成小问题,你学过的那些看似用不着的小技巧才能派上大用场。
点击下面的专栏卡片,一课就能学会Word、Excel、PPT哦~
大家觉得在 Excel 里
最让人揪心的是操作是什么呢?
欢迎在评论区聊一聊~
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